No Excel, cada celda es independiente de las otras, mostrando diversos tipos de datos. Con tanta información, es importante que estas células sean formateadas. Así, sus datos quedan más organizados y claros para cualquiera que utilice su hoja de cálculo.
Para realizar el formato de celdas se utiliza la barra de herramientas de formato o se hace clic con el botón derecho del ratón en la celda que desea dar formato y elija la opción "Formato de celdas" según la siguiente imagen:
El cuadro de diálogo de la opción "Formato de celda" se divide en XNXX partes: Número, Alineación, Fuente, Borde, Relleno y Protección.
La opción Número se subdivide en varias categorías, como se explica a continuación:
General- Esta opción es la predeterminada para cada celda. Los textos y números aparecerán de la forma que se introduzca. Ejemplo: 23,07 y 23.07, ambas serán aceptadas;
Número- Aquí tienes la posibilidad de dar formato a la celda como número y elegir las posiciones decimales deseadas;
La Moneda - Altera la celda para moneda con el signo de la moneda deseada. El estándar es el Real, pero es posible elegir el dólar (USD), por ejemplo.
Contabilidad- A diferencia del elemento anterior, a pesar de transformar la celda en la moneda deseada, en este tipo de formación se muestran valores cero como trazos, alineando todos los símbolos de moneda y decimales, y visualización de valores negativos entre paréntesis, facilitando a la contabilidad de la empresa .
Fecha y hora- Sirve para identificar la fecha o la hora del día en que se está realizando la hoja de cálculo. Las opciones más utilizadas son dd / mm / aaaa o mm / dd / aaaa.
Porcentaje- Cambia la celda al formato de porcentaje;
Fracción- Formatee la celda (número) como fracción;
Científico- Aquí es posible utilizar la forma científica (E de exponencial) en la celda deseada;
Texto- Marque esta selección cuando introduzca sólo texto y números sin formato específico;
Especial- En esta opción es posible formatear en cualquier tipo de número deseado e, incluso, crear nuevas formateadas.
La opción Alineación tiene 4 tipos de formato para su uso en el texto, son:
Alineación del texto - Selecciona el tipo de alineación del texto: a la izquierda, a la derecha, centralizado o justificado;
Orientación del texto - Escoge cómo el texto será presentado: en la vertical o en la horizontal o aún en algún ángulo intermedio entre los dos;
Control del texto - Romper el texto automáticamente, reduciéndolo para caber en la celda o bien, combinar las celdas seleccionadas;
Dirección del texto - Aquí es posible cambiar la dirección del texto, es decir, si comenzará de izquierda a derecha o de derecha a izquierda o en el contexto de contexto.
La opción Fuente tiene 5 tipos de formato posibles para la celda:
Fuente - En esta opción, selecciona la fuente deseada;
- Subrayado - Permite elegir el tipo de subrayado o ningún tipo de subrayado;
Efectos - Cambia la celda para efectos tachado, sobrescrito y suscrito;
Estilo de la fuente - Formatea el contenido de la celda entre las opciones regular, cursiva, negrita o negrita en cursiva;
Tamaño del archivo: Sirve para cambiar el tamaño de la fuente deseada;
Color - Cambia el color del texto o el número presente en la celda.
La opción Borde tiene 4 opciones para elegir:
- Línea - Hace que la celda tenga un borde con un determinado tipo de línea entre las opciones disponibles;
Color - Permite elegir el color del borde;
Predeterminados - Aquí se prefiere el tipo de borde deseado en las celdas entre: ninguna, contorno completo o contorno interno;
- Borda - Da formato a las celdas con otras opciones de borde.
La opción Relleno tiene 3 posibles formatos:
Color del fondo - Rellena la celda con el color elegido;
Color del estándar - El color del fondo de la celda se cambia a la textura o el color elegido;
Estilo del estándar - Puede elegir el patrón deseado entre las opciones disponibles;
La última opción, Protección, permite ocultar o bloquear una celda, si se desea;
Como usted puede percibir, hay varias posibilidades de formato de las células. Sólo tienes que elegir la que se aplica a tus datos. ¡Buen trabajo!
ALINEACIÓN DE CELDAS
ALINEACIÓN DE CELDAS
Los comandos de Alineación que observas en la ficha Inicio nos ayudan a darle la orientación adecuada al texto dentro de cada celda así como a combinar celdas independientes para formar una sola celda.
AJUSTAR EL TEXTO DE UNA CELDA
El comando Ajustar texto nos ayuda a que el contenido de una celda se ajuste de manera que sea visibles sin necesidad de ajustar el ancho de la columna.
Excel ajustará el texto de la celda insertando saltos de línea de manera que sea visible con el ancho especificado de la columna. Esto por supuesto afectará el alto de la fila como puedes observar en la imagen superior.
Puedes ajustar la alineación vertical de las celdas que no se ajustaron con los comandos Alinear en la parte superior, Alinear en el medio y con el comando Alinear en la parte inferior.
COMBINAR Y CENTRAR EN EXCEL
El comando Combinar y centrar nos permite seleccionar varias celdas y hacer una sola de todas ellas. Una vez que se han combinado las celdas se centrará el texto. Este botón tiene algunas opciones adicionales. Si pulsas la pequeña flecha que se muestra a la derecha del botón se mostrarán dichas opciones.
La primera es la opción ya comentada Combinar y centrar. La segunda opción es Combinar horizontalmentela cual combinará cada una de las filas de las celdas seleccionadas. La tercera opción es Combinar celdas la cual nos permite unir celdas tanto horizontal como verticalmente. La última opción nos ayuda a Separar celdas combinadas.
COMBINACIÓN DE CELDAS
Combinar celdas
Puede combinar dos o más celdas de una tabla que estén en la misma fila o columna en una sola celda. Por ejemplo, puede combinar varias celdas horizontalmente para crear un encabezado de tabla que abarque varias columnas.
Seleccione las celdas que quiera combinar.
En Herramientas de tabla, en la pestaña Diseño, en el grupo Combinar, haga clic en Combinar celdas.
Dividir celdas
Haga clic en una celda o seleccione las celdas que desee dividir.
En Herramientas de tabla, en la ficha Diseño, en el grupo Combinar, haga clic en Dividir celdas.
Escriba el número de columnas o filas en las que desea dividir las celdas seleccionadas.
RELLENAR CELDAS
Rellenar datos automáticamente en celdas de hojas de cálculo
Encontrará más vídeos en el canal de YouTube de Mike Girvin, excelisfun.
Seleccione las celdas que quiera usar como base para rellenar celdas adicionales.
Para una serie como “1, 2, 3, 4, 5…”, escriba 1 y 2 en las primeras dos celdas. Para la serie “2, 4, 6, 8…”, escriba 2 y 4.
Para la serie “2, 2, 2, 2…”, escriba 2 solo en la primera celda.
Arrastre el controlador de relleno .
Si es necesario, haga clic en Opciones de autorrelleno y seleccione la opción que quiera.
FUNCIÓN DE SUMA
La función SUMA, una de las funciones matemáticas y trigonométricas, suma valores. Puede sumar valores individuales, referencias o rangos de celda o una combinación de las tres.
Es posible que después de haber ingresado todos tus datos a una hoja de Excel te des cuenta de que existen algunos errores en las celdas por lo que será necesario realizar alguna modificación y edición de su contenido.
Para editar las celdas podemos utilizar varios métodos.
REEMPLAZO TOTAL DEL CONTENIDO
Este método sugiere reemplazar todo el texto de una celda por uno nuevo. Para realizar es suficiente con posicionarse sobre la celda que será editara e introducir el nuevo texto lo cual reemplazará por completo el contenido anterior.
MODO DE EDICIÓN DE UNA CELDA
Si solamente necesitas modificar alguna letra o símbolo del texto de una celda y no deseas hacer un reemplazo total, entonces puedes entrar al modo de edición haciendo doble clic sobre la celda a modificar. De inmediato se mostrará un cursor intermitente que te permitirá editar el contenido de la celda sin necesidad de eliminarlo todo.
Otra manera de entrar al modo de edición de una celda es seleccionándola y pulsando la tecla F2.
EDITAR UNA CELDA DESDE LA BARRA DE FÓRMULAS
Una tercera opción para editar el contenido de una celda es a través de la barra de fórmulas. Solo necesitas seleccionar la celda a modificar y hacer las correcciones directamente en la barra de fórmulas.
Si por alguna razón cometes alguna equivocación al estar editando las celdas puedes hacer uso del comando Deshacer que se encuentra en la barra de herramientas de acceso rápido. Para conocer más sobre este comando consulta el artículo: Deshacer y rehacer en Excel.
CORTAR Y PEGAR
Usar Cortar, Copiar y Pegar para mover o copiar el contenido de la celda. O copiar contenido o atributos específicos de las celdas. Por ejemplo, copie el valor resultante de una fórmula sin copiar la fórmula, o copiar sólo la fórmula.
Al mover o copiar una celda, Excel mueve o copia toda la celda, incluidas las fórmulas y sus valores resultantes, los formatos de celda y los comentarios.
Puede mover celdas en Excel arrastrándolas y soltándolas o usando los comandos Cortar y Pegar.
Mover las celdas arrastrándolas y soltándolas
COPIAR Y PEGAR
Seleccione las celdas o el rango de celdas que quiera mover o copiar.
Apunte al borde de la selección.
Cuando el puntero se convierta en un puntero de movimiento , arrastre la celda o el rango de celdas a otra ubicación.
Mover las celdas con cortar y pegar
Seleccione una celda o un rango de celdas.
Seleccione Inicio > Cortar o presione CTRL + X.
Seleccione la celda a la que quiera mover los datos.
Seleccione Inicio > Pegar o presione CTRL + V.
Copie celdas en la hoja de cálculo con los comandos Copiar y Pegar.
Seleccione la celda o rango de celdas.
Seleccione Copiar o presione Ctrl + C.
Seleccione Pegar o presione Ctrl + V.
continuación se explica cómo copiar y pegar una fórmula:
Seleccione la celda que contiene la fórmula que desea copiar.
Haga clic en Inicio > Copiar, o bien presione Ctrl+C.
En la misma hoja u otra hoja, haga clic en la celda en la que pegará la fórmula.
Para pegar la fórmula con su formato, haga clic en Inicio > pegar O presione Ctrl + V.
Para otras opciones de pegado de fórmulas, haga clic en la flecha situada bajo pegar y elija:
Fórmulas para pegar solo la fórmula.
Valores para pegar solo el valor (resultado de la fórmula).
Comprobar y corregir las referencias de celda en la nueva ubicación
Después de copiar una fórmula en una nueva ubicación, es importante comprobar que todas las referencias de celda son correctas. Las referencias de celda pueden tener absolutas o relativas cambian según el tipo de referencia utilizado.
Por ejemplo, si copia una fórmula dos celdas hacia abajo y a la derecha de la celda a1, las referencias de las celdas se actualizarán de acuerdo con lo siguiente:
Esta referencia:
Cambia a:
$A$1 (columna absoluta y fila absoluta)
$A$1
A$1 (columna relativa y fila absoluta)
C$1
$A1 (columna mixta y fila relativa)
$A3
A1 (columna relativa y fila relativa)
C3
Si las referencias de celda de la fórmula no dan el resultado deseado, pruebe a cambiar a otros tipos de referencia:
Seleccione la celda que contiene una fórmula.
En la barra de fórmulas , seleccione la referencia que desea cambiar.
Presione F4 para cambiar entre las combinaciones de referencias absolutas y relativas y elija la que desee.
Para obtener más información sobre referencias de celda absolutas y relativas, vea información generalsobre fórmulas.
Mover una fórmula
A diferencia de copiar una fórmula, cuando se mueve una fórmula a otra ubicación en la misma hoja de cálculo o en otra, las referencias de celda de la fórmula no cambian, independientemente del tipo de referencias de celda que use.
Siga estos pasos para mover una fórmula:
Haga clic en la celda que contiene la fórmula que desea mover.
Haga clic en Inicio > cortar o presione Ctrl + X.
En la misma hoja u otra hoja, haga clic en la celda en la que pegará la fórmula.
Para pegar la fórmula con su formato, haga clic en Inicio > pegar O presione Ctrl + V.
Para otras opciones de pegado de fórmulas, haga clic en la flecha 9debajo de pegar y seleccionar:
Fórmulas solo para pegar solo la fórmula.
Valores para pegar solo el resultado de la fórmula (resultado de la fórmula).
SELECCIONAR RANGOS
En Excel, puede seleccionar el contenido de celdas de una o más celdas, filas y columnas.
Nota: Si una hoja de cálculo está protegida, es posible que no se puedan seleccionar ni sus celdas ni su contenido.
Seleccionar una o varias celdas
Haga clic en la celda para seleccionarla. O bien use el teclado para navegar a esta y seleccionarla.
Para seleccionar un rango, seleccione una celda, mantenga seleccionado el borde inferior derecho y arrastre el cursor sobre el rango de celdas. O bien use Mayús + teclas de dirección para seleccionar el rango.
Para seleccionar rangos de celdas y celdas no adyacentes, mantenga presionada la tecla Ctrl y seleccione las celdas.
Seleccionar una o más filas y columnas
Seleccione la letra en la parte superior de una columna para seleccionar toda la columna. O bien haga clic en cualquier celda de la columna y, después, presione Ctrl + Barra espaciadora.
Seleccione el número de fila para seleccionar una fila. O bien haga clic en cualquier celda de la fila y, después, presione Mayús + Barra espaciadora.
Para seleccionar filas o columnas no adyacentes, mantenga presionada la tecla Ctrl y seleccione los números de fila o columna.
Seleccionar una tabla, lista u hoja de cálculo
Para seleccionar una tabla o lista, seleccione una celda en la tabla o lista y, después, presione Ctrl + E.
Para seleccionar toda la hoja de cálculo, presione Ctrl + E + E. O bien use el botón Seleccionar todo de la esquina superior izquierda de la hoja de cálculo para seleccionar toda la hoja de cálculo.
Nota: En algunos casos, al seleccionar una celda, puede que también se seleccionen varias celdas adyacentes. Para obtener sugerencias sobre cómo solucionar este problema, vea la publicación ¿Cómo impido que Excel resalte dos celdas al mismo tiempo? en la comunidad.
COMO ORDENAR LA INFORMACIÓN DE UNA MANERA CORRECTA
Cuando ordena información en una hoja de cálculo, puede reorganizar los datos para encontrar valores rápidamente. Puede ordenar un rango o una tabla de datos en una o más columnas de datos. Por ejemplo, puede ordenar los empleados, primero por departamento y, luego, por apellido.
La forma de ordenar en Excel?
Seleccionar los datos a ordenar
Seleccione un rango de datos tabulares, como A1:L5 (varias filas y columnas) o C1:C80 (una sola columna). El rango puede incluir la primera fila de encabezados, los cuales identifican cada columna.
Ordenar de forma rápida y sencilla
Seleccione una sola celda de la columna que desea ordenar.
En la pestaña Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en para clasificar en orden ascendente (de A a Z o del número menor al mayor).
Haga clic en para clasificar en orden descendente (de Z a A o del número mayor al menor).
Especificar criterios para ordenar
Use esta técnica para elegir la columna que desee ordenar y otros criterios, como la fuente o los colores de la celda.
Seleccione una sola celda en cualquier lugar del rango que desee ordenar.
En la pestaña Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Ordenar para mostrar la ventana emergente Ordenar.
En la lista desplegable Ordenar por, seleccione la primera columna en la que desea ordenar.
En la lista Ordenar según, elija Valores, Color de celda, Color de fuente o Icono de celda.
En la lista Orden, elija el orden en el que desea aplicar la operación de ordenación: de forma alfabética o numérica, ascendente o descendente (es decir, de la A a la Z o de la Z a la A para texto, o bien de menor a mayor o de mayor a menor para números).
.
y seleccione la opción que quiera.
, arrastre la celda o el rango de celdas a otra ubicación.
o presione CTRL + X.
o presione CTRL + V.
para pegar solo la fórmula.
para pegar solo el valor (resultado de la fórmula).
, seleccione la referencia que desea cambiar.
o presione Ctrl + X.
para clasificar en orden ascendente (de A a Z o del número menor al mayor).
para clasificar en orden descendente (de Z a A o del número mayor al menor).
