Área de Trabajo

                    Área de Trabajo

A continuación revisaremos los principales elementos que encontrarás en el área de trabajo de hojas de cálculo

Ventana principal

La ventana principal de las hojas de trabajo incluyeran una sección superior en la que tenemos loa diferentes menús con las opciones disponibles, algunas de ellas son comunes con otros programas de officie como word, pero hay opcciones especiales para Exel como la de  fórmulas y datos.

Otro componente de la ventana principal es la hoja de cálculo  en este componente  podemos introducir los datos y fórmulas que nos permitan analizar los datos para crear información.

Partes de la ventana de Excel

Microsoft Excel es un software de hojas de cálculo que permite visualizar datos y representarlos con gráficas de una manera comprensible. Excel se creó en 1985 para los ordenadores de Apple Macintosh. Más adelante se incorporó a Windows bajo el nombre de Microsoft Excel 2.0. Cuando se creó, ya existían dos fuertes competidores quienes ejercían las mismas funciones que Excel; éstos eran Visicalc y Lotus 1-2-3.

En la actualidad, Excel predomina el mercado de las hojas de cálculo. Pero lamentablemente, con la dinamización del mercado y la aparición de otras hojas de cálculo digitales que funcionan hasta en celulares y tabletas; tales como Google Spreadsheet, OfficeSuite, AndroXLS, entre otros. Excel se ha visto amenazado ante éstas nuevas demandas de manejar y visualizar informaciones de manera inteligente y cómoda en cualquier formato.

En una hoja de cálculo se visualizan una enorme gama de contenidos que te permiten analizar ciertos datos eficazmente. Entre las partes que componen la ventana de Excel, cabe mencionar: columnas, filas, celdas, barra de títulos, barra de fórmulas, etc.

¿CUALES SON SUS PARTES?

• 1 Partes de la ventana de Excel
  • 1.1 Barra de títulos
  • 1.2 Botones de control
  • 1.3 Barra de menús
  • 1.4 Barra de herramientas
  • 1.5 Cuadro de nombre
  • 1.6 Barra de fórmulas
  • 1.7 Barras de desplazamiento
  • 1.8 Zona de trabajo
  • 1.9 Barra de hojas
  • 1.10 Rótulo de columnas
  • 1.11 Rótulo de filas
  • 1.12 Celdas
  • 1.13 Barra de estado
  • 1.14 Vistas
  • 1.15 Barra de zoom

Partes de la ventana de Excel

COLUMNAS Y FILAS

Las hojas de Excel están formadas por columnas y filas las cuales dan forma a las celdas. De esta manera cada celda tiene una dirección única dentro de la hoja que está precisamente definida por la columna y la fila done está ubicada.

A continuación dejaré un video para dejar más claro este tema.

COLUMNAS DE UNA HOJA DE EXCEL

Las hojas de un libro de Excel 2010 tienen un máximo de 16,384 columnas y están identificadas por letras siendo la última columna la XFD. Este máximo de columnas está presente desde la versión 2007.

En versiones anteriores, como la versión de Excel 2003, el máximo de columnas de una hoja era de 256.

FILAS DE UNA HOJA DE EXCEL

En Excel 2010 podemos tener hasta 1,048,576 filas lo cual nos da el espacio necesario para la mayoría de nuestras necesidades.

De igual manera, en las versiones anteriores a Excel 2007 el máximo de filas permitidas en una hoja era de 65,536.

DIRECCIÓN DE UNA CELDA

Cada celda de una hoja tiene una dirección que estará formada por la columna a la que pertenece seguida por el número de fila. Por ejemplo la dirección de la siguiente celda es D7 porque dicha celda se encuentra bajo la columna D y pertenece a la fila 7.

La dirección de una celda también la puedes observar en el cuadro de nombres.

CategoríasMicrosoft Excel

TIPOS DE DATOS EN EXCEL 

Todos los libros de Excel están formados por hojas, cada una de las hojas contiene más de 17 mil millones de celdas y en cada una de esas celdas podremos almacenar nuestros datos. Por esta razón es importante conocer los tipos de datos que podemos ingresar en cada una de las  celdas de Excel.

Aunque pareciera sorprendente, cada celda de Excel puede contener solamente tres tipos de datos:

1. Valores numéricos
2. Texto
3. Fórmulas

En esta lección hablaremos de los primeros dos tipos de datos y dejaremos el detalle de las fórmulas para una lección posterior.

VALORES NUMÉRICOS EN EXCEL

El primer tipo de dato que analizaremos serán los valores numéricos los cuales representan cantidades, montos, porcentajes, etc.  Cuando ingresamos un valor numérico en una celda el contenido será alineado a la derecha:

Un valor numérico puede tener un formato especial, es decir, Excel puede desplegar el valor numérico de diferentes maneras. Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar que las columnas B y C tienen los mismos valores numéricos que la columna A pero son desplegados de una manera diferente:

Es importante distinguir entre el valor de una celda y el valor desplegado por la celda. En el ejemplo anterior las celdas de una misma fila tienen el mismo valor pero son desplegados de manera diferente debido al formato aplicado a la celda el cual modifica la apariencia pero no su valor. Para este ejemplo el formato de las columnas B y C fue aplicado utilizando la lista de formatos que se encuentra en la pestaña Inicio, dentro del grupo Número.

LAS FECHAS EN EXCEL SON NÚMEROS

Uno de los datos que vemos frecuentemente en Excel son las fechas y que pueden desplegarse de diferentes maneras. En la siguiente imagen puedes observar diferentes formatos que Excel puede aplicar a una misma fecha:

Aunque cada celda muestra un formato de fecha diferente, en realidad todas las celdas tienen el mismo valor. Una manera de conocer el valor numérico de una fecha es cambiando el formato de la celda al formato general. En la siguiente imagen he copiado los mismos valores de la columna A en la columna B y he aplicado el formato General.

De esta manera podemos observar que la fecha 01/01/2013 es en realidad el valor numérico 41275. La manera en que Excel calcula dicho número es obteniendo la cantidad de días transcurridos a partir del 1 de enero de 1900. Una manera de comprobar que la numeración comienza con esa fecha es ingresando el número 1 en una celda y posteriormente cambiar su formato a Fecha y Excel desplegará el valor 01/01/1900 dentro de la celda.

La ventaja de manejar las fechas como valores numéricos es que los cálculos entre fechas se facilitan mucho. De esta manera, al hacer la resta de dos fechas Excel obtendrá  fácilmente la diferencia en días porque en realidad estará haciendo una simple resta de valores numéricos. Es por esta razón que las fechas en sí mismas no son un tipo de datos en Excel, si no que pertenecen al grupo de datos numéricos de la herramienta.

PRECISIÓN DE LOS VALORES NUMÉRICOS

En cuanto a los valores numéricos en Excel tenemos una precisión de hasta 15 dígitos, es decir, como máximo podemos tener un número de 15 dígitos. Por ejemplo, si ingresamos el números 123456789012345 en una celda, Excel lo guardará con la precisión indicada ya que el número consta exactamente de 15 dígitos pero si agregamos un 6 al final del número anterior para tener el valor numérico 1234567890123456 entonces Excel guardará dicho número con el valor 1234567890123450.

Aunque este tema podría parecer preocupante, la realidad es que muy pocos usuarios de Excel tienen problemas con esta limitante porque nunca llegan a manejar valores numéricos que requieran más de 15 dígitos.

TEXTO EN EXCEL

El otro tipo de dato en Excel es el texto, que inevitablemente encontraremos en nuestras hojas de Excel ya que es utilizado para indicar diversos tipos de datos como los nombres de empleados o códigos de clientes que necesitamos incluir para dar significado a otros valores numéricos de nuestra hoja.

Por texto entendemos aquellas cadenas que están formadas por caracteres alfanuméricos y/o símbolos especiales. Una manera de identificar fácilmente una celda con un valor de texto es porque dicho valor se alineará de manera automática a la izquierda. Inclusive, un valor que comience por un número seguido de algunas letras es considerado texto y por lo tanto estará alineado a la izquierda de cualquier celda. A continuación puedes observar algunos ejemplos de celdas que contienen texto:

FORMULAS EN EXCEL

A parte de los valores numéricos y el texto, una celda de Excel puede contener una fórmula que no es más que un conjunto de “instrucciones” que manipularán los valores numéricos o texto y nos devolverán un resultado.

Ya que las fórmulas son la base de Excel trataremos su uso en varias lecciones posteriores. Por ahora solo debes recordar que una fórmula hace uso de los valores numéricos y el texto para hacer algún cálculo u operación y devolvernos un resultado que a su vez será un valor numérico o un texto.